Ökad tillväxt innebar fler processer och mer information som skulle hanteras. För Eltel var situationen inte helt friktionsfri. Då infördes en molntjänst som kunde utvecklas i takt med företaget och ge kontroll på alla detaljer.
– Numera tar vi beslut baserade på fakta och statistik, inte på goda antaganden, säger Per Schjelderup från Eltel.

– 2015 stod vi inför utmaningen att hantera flera tusen eftermarknadsanslutningar och en personalstyrka som ökat från en handfull till över hundra personer på några år.

Per Schjelderup, som då ansvarade för fiberanslutningarna hos Eltel, behövde hitta en fungerande lösning på hur processerna hanterades. Bara i Stockholm växte antalet fiberanslutningar inom eftermarknaden från omkring 500 till upp emot 8 000 på några år. All information fanns fördelad på ett stort antal excelfiler som dagligen behövde synkroniseras. Det var ett enormt tidsödande jobb.

– För bild-dokumentationer hade vi tidigare använt oss av dropbox och liknande lösningar. Det fungerade inte längre då antalet bilder tiofaldigades från tusen till tiotusen stycken. Alltför mycket av vår tid gick åt till att leta bland dokument och sammanställa information, berättar Per.

I april 2016 inleddes ett samarbete med IS Tools och i juni samma år sjösattes en lösning. Till en början supportades endast de enklaste processerna. Successivt har sedan lösningen utvecklats.

– Vi har verkligen kunnat förbättra och förfina lösningen när behovet har uppstått och inte behövt vänta på en ny release. Kraven förändras över tid och varje kund har sina unika processer och krav, vilket gör att vi ibland behöver göra anpassningar snabbt. För oss har just flexibiliteten i systemet varit otroligt viktig.

En styrka med systemet är, enligt Per, tillgången till statistik. Eftersom Eltel kan mäta varje steg och har stenkoll på varje process så kan flaskhalsar upptäckas i ett tidigt skede och justeras.

– Något som även är riktigt bra är att vi kan benchmarka underentreprenörer mot varandra. Det ger oss ett helt annat underlag än tidigare.

Per ser också en fördel med att all information uppdateras i realtid. Att bjuda in beställare som själva kan se status på sitt projekt är bra service men det blir även lättare att ha en dialog med kunden om hur projektet fortlöper, när kunden själv ser statusen i detalj.

Eltel använder i dag lösningen på sex kontor runt om i Sverige och ska nu expandera den till ytterligare tio kontor.

– Det finns en stor fördel med att bara betala licenskostnader per användare, vilket är det betalsystem som används. På så sätt har vi kunnat anpassa kostnaden till det antal projekt som är aktiva och alltid bara betalat för det antal licenser vi behövt nyttja, säger Per.

Eltel finns även ute i Europa och nu ses möjligheterna över att kunna använda samma system där.

– Kan vi använda samma lösning kommer vi kunna dra nytta av den erfarenhet som redan finns inom koncernen. Eftersom systemet redan har inbyggda funktioner för att uppfylla GDPR-direktiv så bör steget bli relativt enkelt. De övriga anpassningar som behöver göras, beroende på land, är enkla justeringar som vi inte i dagsläget ser som något problem, berättar Per.

Många känner nog igen situationen när fakturor från underentreprenörer ramlar in. Mycket tid och energi går åt till att verifiera äktheten på specifikationen och stämma av så att allt arbete som faktureras är godkänt och slutfört. Per upplever att den situationen har förändrats helt sedan de började arbeta i det nya systemet.

– I dag bockar vi löpande av alla steg. Är inte alla delmoment avslutade förs en dialog med underentreprenören om varför, innan fakturering. Vi styr nu när faktureringen sker och vi vet redan från början att allt är verifierat, eftersom varje steg kontrolleras.

Att kunna vara digital hela vägen, att ha stenkoll ner på detaljnivå samt att ha ett friktionsfritt flöde är enligt Per den största vinningen med systemet.

– Och att vi lägger tid samt fokus på rätt saker. Numera tas beslut baserade på fakta och statistik, inte goda antaganden. Vi kan i realtid enkelt följa avvikelser och agera på dem direkt istället för att bränna tid på att leta fram dem, sammanfattar Per.

1. Våga tänka nytt. Var inte rädd för att skrota exempelvis Excelfiler, Dropbox eller OneDrive. Bygg in dem i it-lösningen istället.
2. Det ska vara lätt. Se värdet i flexibla lösningar. Situationer förändras hela tiden och då krävs ett system som är anpassningsbart.
3. Lär känna detaljerna. Lär känna alla detaljer och lär dig alla delar av din lokala process. Det är bara ni själva som är experter på ert område och vet exakt hur era processer går till. Definiera varje steg, vi har till exempel fler är 70 unika statusar för varje kund.
4. Börja smått. Börja automatisera enklare uppgifter för att frigöra resurser. Bygg avancerat över tid. Med IS Tools lösning räcker det med någon enstaka användarlicens för att du ska få tillgång till hela verktygslådan.