HSB Affärsstöd tillhandahåller IT-miljö till HSB:s olika regioner i landet. Innan Tools, som HSB kallar IS Tools verktyg, användes fanns informationen utspridd. Det fanns ett behov av att samla ihop stora mängder information och få en överblick över vad som redan fanns tillgängligt och vad som behövde kompletteras.

— Vi började på systemnivå och såg över vilka servrar vi hade och vilken information som redan fanns inlagd. Ju mer vi implementerade Tools, ju fler nya användningsområden dök upp. Det är i dag vårt primära kundhanteringssystem, berättar Niklas Lindström, IT-arkitekt hos HSB Affärsstöd.

Tools har möjliggjort att HSB på ett enkelt och överskådligt sätt kan föra in ny information på rätt plats och samtidigt ha snabb access till tidigare uppgifter.

— Vår informationshantering är väldigt komplex och det är många parametrar som vi måste hålla koll på. Dels behöver vi se olika nyckeltal och fördela kostnaderna mellan HSB:s regioner, dels behöver vi kunna se historik vad gäller till exempel tjänster och licenser. Med Tools är det enkelt, säger Niklas.

En av de största fördelarna med Tools tycker Niklas är just möjligheten att snabbt få fram underlag och få kontroll över alla detaljer.

— Tidigare behövdes otalet arbetstimmar bara för att sammanställa fakturaunderlag. Var någon kundansvarig sjuk kunde ingen annan komma åt rätt information och det var lätt att glömma bort åtgärder som skulle faktureras. I dag har vi stenkoll på alla detaljer. Allt finns ju redan inlagt i Tools och alla kommer åt rätt information. På några få steg har vi tagit fram ett fakturaunderlag.

Niklas lyfter fram just enkelheten och flexibiliteten som några av IT-systemets stora styrkor.

— Kan du fylla i ett exceldokument klarar du av Tools. Behöver vi ytterligare en funktion är det enkelt att bygga på, det tar bara några minuter så är den nya lösningen på plats för att använda.

Eftersom IS Tools verktyg redan från början är uppbyggt av moduler och ingen programmering behövs är det lätt och går snabbt att skapa nya sidor eller funktioner.

— Det gör det mycket enklare. Vi slipper sitta i timslånga möten med utvecklare som kostar pengar. Här gör vi det själva eller så lämnar vi bara ett önskemål om funktion och redan samma dag kan vi ha en lösning på plats. Det sparar både tid och pengar för oss, menar Niklas.

Framöver vill Niklas och hans team utveckla helt automatiserade informationsflöden, där slutkunden redan från början kan fylla i de uppgifter som HSB behöver i ett beställningsformulär. Systemet ska varna direkt om något fält är fel ifyllt eller saknar information.

— Det kommer att göra oss ännu mer effektiva och vi kan lägga vår tid där den behövs. Vi tittar även på hur vi direkt ska kunna koppla ihop systemet med andra informationskällor via Rest API.

Kontakten med IS Tools tycker Niklas har fungerat klanderfritt. Det har aldrig varit några driftproblem och de får löpande information vid uppdateringar.

— IS Tools har hela tiden kommit med bra förslag och lösningar. Dyker det upp frågor eller problem finns hjälpen bara ett mejl eller samtal bort. Det skapar ett lugn och en trygghet som gör att vi själva kan testa lösningar. Skulle det bli fel finns IS Tools alltid där för att reda ut våra härvor, ler Niklas.

1. Effektiviteten. Med Tools får du stenkoll på alla detaljer och nyckeltal.
2. Flexibiliteten. Du kan anpassa verktyget precis efter ditt egna behov. Skulle behovet förändras kan du enkelt anpassa direkt i systemet.
3. Kostnadseffektivt. Tittar du på arbetstid kontra vilken nytta Tools gör, är det otroligt kostnadseffektivt.
4. Enkelheten. Alla som kan öppna ett dokument i Excel, klarar av att jobba i verktyget. Dessutom är du igång direkt, grunden finns redan och du slipper långa möten om utveckling och hantering av it-miljö, då Tools lösning är en molntjänst.
5. Tryggheten. IS Tools finns där för dig, hela vägen. Oavsett om det handlar om support eller bra förslag på lösningar. Skulle något strula får du hjälp direkt.